Si eres como yo, el Internet está en gran parte de tu día laboral. De igual manera, el email tiene mucha importancia y por lo tanto siempre estoy buscando formas efectivas de manejarlo. No es exagerado decir que hoy por hoy, el email es la segunda forma más común de comunicación, después del teléfono.

Así que hoy decidí hacer una lista de 6 tips, simples, para manejar tu correo electrónico y aumentar tu productividad, mientras vacías tu bandeja de entrada.

Vuélvete un experto…

1. Estableciendo un horario: Es fácil perdernos leyendo emails (que muchas veces no tienen nada que ver con el negocio). Entre borrar, archivar, reenviar y responder, es fácil perder la noción el tiempo para más tarde darnos cuenta que acabamos de perder 3 horas haciéndolo. Te recomiendo que establezcas 3 espacios de tiempo de 20-30 minutos, al principio, en medio y al final de tu día laboral para dedicarte exclusivamente a tu email. Es bueno que uses alarmas u otras formas de avisarte que es tiempo de revisar tu bandeja de entrada.

2. Utilizando Gmail: Gmail es sin duda el mejor email basado en internet. Te ayuda a ser más productivo y lo mejor es que lo puedes usar con tu propio dominio.

3. Usando etiquetas y fólders: es importante diferenciar entre el email importante y el que no lo es. Si utilizas gmail, puedes establecer filtros que te ayuden a hacer esto automáticamente. Si utilizas otro servicio/programa, establece fólders y reglas que te ayuden a priorizar los mensajes entrantes. Por ejemplo, puedes tener un fólder ‘Personal’ y otro ‘Responder HOY’ y en cuanto abras y recibas tu correo, muévelos al folder correspondiente.

4. Siendo preciso: Ve al grano cuando respondas emails. Incluso puedes omitir el ‘Hola’ y el ‘Saludos’ si quieres, no creo que a muchos les importe. En la comunicación escrita es mucho mejor si evitamos palabras, frases y párrafos que no aportan mucho. Di lo que quieres, contesta lo que te preguntan, etc. El punto es ser preciso y concreto.

5. No tentándote el corazón: Si de verdad el número de correos que recibes es mucho, aprende a identificar mediante el ‘Asunto’ si servirá de algo leerlo o no. Si no, bórralo sin tentarte el corazón. Si dudas pesando que después lo leerás, créeme, por experiencia, ese email pasará mucho tiempo en tu bandeja hasta que decidas borrarlo. La regla es actuar en el momento en que recibes el correo: responder, borrar o agendarlo para algún momento en específico.

6. No dejándolo para el día siguiente: Haz tu máximo esfuerzo para acabar con tu bandeja de entrada y resolver todo dentro del límite de tiempo que estableciste (punto 1). Lo sé, no siempre es posible, pero si el mensaje se queda ‘pendiente’ para el día siguiente, tendrás mucho más que leer y nunca vas a terminar. Piensa que tu bandeja de entrada es como una bola de nieve, entre más la dejes rodar, más crecerá.

El correo electrónico es una herramienta maravillosa si la sabemos administrar. Desafortunadamente muchas personas terminan siendo administradas por su correo. Contrólalo con estos tips y si tienes alguna otra idea, ¡compártela en los comentarios!

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